Mail do wykładowcy- jak napisać?

Ostatnia aktualizacja 5 stycznia 2023

Mail do wykładowcy to niby prosta sprawa. Niestety nieświadomie możesz popełnić błędy, które bardzo utrudnią Ci współpracę z nim. To, jak piszesz maile, wpływa też na to, w jaki sposób jesteś postrzegany. Chcesz napisać poprawnego maila do wykładowcy, załatwić sprawę i nie podpaść? Czytaj artykuł do samego końca.

Mail do wykładowcy- jak napisać?

Dzisiaj zajmiemy się nieco inną tematyką, ale dalej związaną z życiem studenckim. Kiedyś przyjdzie taki dzień, w którym będziesz musiał wysłać maila do wykładowcy lub promotora.

Tak- Ty osobiście. Nie zrobi tego koleżanka, kolega ani starosta grupy. Ty będziesz musiał wysłać maila do wykładowcy w swojej sprawie.

Wydaje się prosta sprawa, prawda? Przecież miesięcznie wysyłasz setki maili. Mail do wykładowcy rządzi się jednak swoimi prawami. Łatwo popełnić błędy zarówno merytoryczne, jak i towarzyskie, wynikające z nieobycia w klimatach akademickich.

O tym, jak poprawnie napisać maila do wykładowy przeczytasz poniżej. Znajdziesz także przykłady maili do wykładowcy i promotora.

Skąd zdobyć maila do wykładowcy?

Zazwyczaj pracownicy akademiccy to bardzo zajęci ludzie. Ciężko ich złapać osobiście. Dlatego najłatwiejszą formą kontaktu często jest droga mailowa. Na pierwszych zajęciach każdy prowadzący podaje adres email, na który studenci mogą pisać w każdej sprawie.

I uwaga- zazwyczaj wykładowca odpisuje na wiadomości wysłane na tego maila. Niektórzy nawet bardzo szybko. Dlatego kluczowe jest, abyś zapisał tego maila, oby nie na luźnej kartce, która zagubi sie gdzieś w artystycznym nieładzie na biurku czy w plecaku . Co prawda maile większości prowadzących znajdziesz na stronie uczelni, ale nie każdy korzysta z uczelnianej poczty.

Najważniejszy jest mail podawany na zajęciach!

Kiedy piszesz maila do wykładowcy?

E-mail do wykładowcy piszesz, gdy:

• chcesz zapytać o swoją pracę dyplomową (czy akceptuje temat, plan, ankietę, kiedy sprawdzi, dlaczego dał tak dużo poprawek i setki innych tematów, o których przeczytasz na blogu),
• masz jakąś prośbę,
• chcesz zadać pytanie,
• coś przypomnieć,
• chcesz zapytać o przedmiot, wykład,
• dowiedzieć się o warunkach zaliczenia egzaminów,
• zapytać o oceny np. z ostatniego kolokwium,
• umówić się na piwo (hehe żart…koniec, nie rób tego w domu😎),
• itp.

Kiedy nie pisać maila do wykładowcy?

1. Nie pisz nigdy maila z błahymi problemami lub zapytaniem o pierdoły

Zastanów się 5 razy przed wysłaniem maila i przemyśl:

👉 Czy Twoja sprawa warta jest zajmowania czasu bardzo zajętego człowieka, jakim jest Twój wykładowca?

👉 Czy szukałeś odpowiedzi w innych źródłach? Np. na stronie internetowej uczelni lub regulaminie?

👉 Pytałeś kolegów z grupy lub starszych studentów?

Z drugiej strony nie bój się wysyłać maili do prowadzących zajęcia. Ty jako student masz prawo nie wiedzieć, a on bierze pieniądze, za to, aby Ci pomagać.

Odpisywanie na maile to obowiązek służbowy wykładowców (powiedzmy 😋).

2. W sprawach grupowych

W sprawach grupowych powinna pisać jedna osoba w imieniu całej grupy.

Chciałbyś dostać 90 maili w 3 dni, dotyczących tej samej sprawy? I musieć na nie odpowiedzieć? Twój wykładowca też nie.

Dlatego w sprawach grupowych maila niech pisze jedna osoba. Najlepiej starosta roku jak macie kogoś takiego. Ewentualnie bardziej ogarnięta osoba Twojej grupy, umiejąca w miarę przejrzyście pisać.

Dobrze byłoby, gdyby ktoś jeszcze sprawdził tego maila przed wysłaniem, aby osoba pisząca w imieniu kilkudziesięciu osób nie wrzuciła Was na minę.

3. W sprawie wyjaśnienia oceny

Nie podoba Ci się ocena z ostatniego egzaminu? Uważasz, że zasłużyłeś na więcej? Nie pisz maila z prośbą o wyjaśnienie, tylko idź na konsultację. Możesz wtedy zyskać o wiele więcej.

4. W sprawie komentarza odnośnie pracy dyplomowej, zaliczeniowej, referatu, itp.

Dostałeś setki poprawek odnośnie pierwszego rozdziału swojej pracy dyplomowej? Wykładowca odrzucił Twój referat?

Idź na konsultację, wyjaśnij sprawę!

Promotor może coś odpuści, wykładowca zrozumie Twój tok myślenia. To są sprawy do osobistego załatwienia.

Chyba że wykładowca akceptuje tylko mailową formę komunikacji w sprawie poprawek, wtedy nie masz innej opcji. Często dzieje się tak przy wykładowcach z innej uczelni.

5. W sprawie informacji ogólnie dostępnych

Nie pytaj nigdy wykładowcy ani nikogo innego o tematy opisane na stronie uczelni, np.:

• regulamin studiów,
• regulaminy stypendiów,
• wzory druków,
• praktyki,
• plany zajęć,
• dyżury wykładowców,
• sylabusy przedmiotów,
• informacje o akademikach,
• informacje o organizacjach studenckich,
• kryteria prac dyplomowych*,
• regulaminy obrony prac dyplomowych*,

Odnośnie dwóch ostatnich punktów zalecam ostrożność. Często uczelnia ma swoje wytyczne, a promotor wymaga czegoś innego. W sprawie pracy dyplomowej pytaj jak najczęściej, tutaj wszystko musi być jasne.

6. Nie wysyłaj do wykładowcy mailem spamu, łańcuszków, fajnych filmików z kotami, itp.

Znalazłeś fajny filmik z kotem tańczącym na akademiku? Musisz go koniecznie udostępnić? Prześlij do każdemu oprócz wykładowcy. To nie jest Twój kolega, wysyłając mu bzdety, tylko go zdenerwujesz i wywołasz zażenowanie.

Dlaczego mail do wykładowcy musi być napisany poprawnie i dlaczego musisz uważać przy pisaniu?

Mail do wykładowcy musi być napisany prawidłowo, bo jest to korespondencja oficjalna i musi spełniać ścisłe kryteria. To wiadomość o charakterze użytkowym, której celem jest zadanie pytania, uzyskanie lub przekazanie jakiejś informacji.
To tyle z oficjalnego wyjaśnienia.

Mniej oficjalnie powiem Ci, że chodzi bardziej o szacunek, akademickie savoir-vivre i użyteczność.

Szacunek

Uczelnia to nie komuna hipisów, pełna strzykawek z marikuaną i wolnego seksu😍. Tu panuje hierarchia, tak jak w wojsku.

Twój wykładowca to osoba, która coś już osiągnęła z życiu. Ty jesteś dopiero studentem, stojącym w hierarchii niżej niż doktor lub profesor. Swój szacunek wyrażasz między innymi przez schludne maile, które piszesz według zasad, a nie jak zakochany nastolatek wiadomości do koleżanki na messengerze.

Akademickie savoir-vivre

Uczelnia to specyficzne miejsce. Wiem, że może teraz się zaśmiejesz, ale przynależność do społeczności akademickiej to wielkie wyróżnienie, ale i obowiązki. Musisz się zachowywać w określony sposób.

To samo dotyczy maili. Nie możesz do człowieka, który kilkanaście lat życia poświecił na ciężką pracę naukową, ma znaczne osiągnięcia, pisać jak do kolegi od butelki. Tak po prostu nie przystoi.

Użyteczność

Przestrzeganie zasad, pisanie według szablonów, przyczynia się do poprawy użyteczności maili.

Dłużej się zastanowisz nad pisaniem, kilka razy przeczytasz maila, zapytasz tylko o najważniejsze rzeczy. Odniesiesz same korzyści. Wykładowca szybciej Ci odpisze i pomyśli, że ma do czynienia z konkretną osobą, a nie kolejnym studenciakiem zawracającym mu głowę pierdołami.

Mail to korespondencja oficjalna

Mail jest uważany za korespondencję oficjalną, mającą moc prawną. Może być dowodem.

Co to znaczy dla Ciebie? Musisz uważać, co piszesz. Jak napiszesz coś bardzo złego, oczernisz wykładowcę, ma on czarno na białym dowód przeciwko Tobie.

Działa to też w drugą stronę. Promotor mailowo obiecał, że sprawdzi Twoją pracę za 2 tygodnie, minęły 2 miesiące, a on nie sprawdził? Wysłał Ci kilka maili „odwlekających”?

Masz namacalny dowód, że Cię zlewa i nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Możesz iść do prodziekana, zaprezentować mu maile dowodowe i poprosić o interwencje.

Uważaj bardzo z takimi akcjami. Możesz mieć najmocniejsze dowody, ale zawsze staraj się załatwiać sprawy polubownie. W konflikcie z uczelnią masz bardzo małe szanse na wygraną. Za to masz wielkie szanse na wilczy bilet.

Jak napisać mail do wykładowcy od A do Z?

1. Twój adres mailowy jest ważny

Najpierw zwróć uwagę, z jakiego adresu mailowego chcesz napisać, maila do wykładowcy. Musi on sugerować, że adresat ma do czynienia z poważnym i dorosłym studentem.

Najlepiej, aby w adresie znalazło się Twoje imię i nazwisko

Przykładowo jankowalski@gmail.com jest właściwym adresem e-mail.

Zaś janko69@gmail.com lub gwiazdeczka123@gmail.com są niedopuszczalne i chyba nie muszę tłumaczyć dlaczego.

Załóż maila na Gmailu

Unikaj też wysyłania maila z dziwnych domen typu buziaczek, pomponik, pudelek, sexeszki, itp. Większe szansa na wpadniecie do spamu i poważnie ludzie często wcale nie otwierają maili wysyłanych z takich domen.

Jak jeszcze nie masz, to koniecznie załóż maila na Gmailu i jego używaj do kontaktów z pracownikami uczelni.

Czy mogę napisać do wykładowcy z maila grupowego?

Jeżeli piszesz w sprawie całej grupy to tak jak najbardziej. Pamiętaj, tylko aby pod każdym mailem podpisać się swoim imieniem i nazwiskiem. Anonimy są wykluczone.

Jeżeli piszesz w swojej sprawie, zawsze pisz ze swojego osobistego maila. Chyba że chcesz, aby Twoje zapytanie czy problem poznała cała grupa.

2. Temat maila do wykładowcy

Tytuł maila ma duże znaczenie. Musi sprawić, że wykładowca nie odłoży takiego maila na później, ani go nie zignoruje.

Najlepiej jest zatytułować takiego maila w taki sposób, aby od razu było pewne, czego on dotyczy.

Przykłady dobrych tytułów maila do wykładowcy

• Pytanie o temat pracy (Gabriel Kowalski, Zarządzanie 3 rok)
• Pytanie o poprawki pracy licencjackiej (Gabriel Kowalski, Zarządzanie 3 rok)
• Pytanie o egzamin (grupa III zarządzanie),
• Prośba o wysłanie materiałów (grupa 2 logistyka),
• Prośba o udostępnienie prezentacji (grupa 1, zarządzanie),
• Prośba o poprawę oceny (Czesław Nowak, 1 rok, Filologia Japońska),
• Prośba o ustalenie daty egzaminu poprawkowego z Mikroekonomii
• Egzamin z anatomii, I rok, kierunek lekarski,
• Podział na grupy, socjologia, V rok, grupa 4,
•  Próba o tematy prezentacji (2 rok, Turystyka)

3. Jak zacząć maila do wykładowcy

Początek maila sprawi Ci problem.  Nie może być przypadkowy.

Maila do wykładowcy zawsze zaczynasz słowami:

• Szanowny Panie + tytuł naukowy
• Szanowna Pani + tytuł naukowy

Jak zacząć maila do wykładowcy uwzględniając tytuł naukowy?

• Piszesz do profesora – Szanowny Panie Profesorze | Szanowna Pani Profesor;
• Piszesz do doktora habilitowanego – Szanowny Panie Profesorze | Szanowna Pani Profesor,
  Doktor habilitowany na uczelni zazwyczaj zajmuje stanowiska profesora uczelni i tytułowanie go stopnień niżej mogłoby być źle odebrane;
• Piszesz do doktora – Szanowny Panie Doktorze | Szanowna Pani Doktor;
• Piszesz do docenta – Szanowny Panie Docencie | Szanowna Pani Docent.
• Piszesz do magistra – Szanowny Panie | Szanowna Pani,
  Magistrami nazywano kiedyś aptekarzy, dlatego lepiej nie dodawać tego tytułu kierując maila do prowadzącego z takim stopniem naukowym.
• Piszesz do inżyniera– Szanowny Panie Inżynierze | Szanowna Pani Inżynier”

Jeżeli osoba, do której piszesz, pełni dodatkowe, inne oficjalne funkcje na uczelni zwracaj się do niej zgodnie z tytułem np. Szanowny Panie Rektorze, Szanowna Pani Dziekan.

Jak piszesz z pracownikami uczelni i nie wiesz, kto przeczyta Twój mail, najlepszym zwrotem na rozpoczęcie maila jest „Dzień dobry”.

Gdy nie wiesz, do kogo piszesz, zastosuj najbardziej ogólny dozwolony zwrot, czyli „Szanowni Państwo”;

4. Treść maila do wykładowcy

W treści maila należy krótko i konkretnie napisać, o co nam chodzi.

Przedstaw się

Na wstępie przedstaw się i napisz na jakim kierunku, roku, grupie jesteś. Twój wykładowca prowadzi zajęcia dla wielu kierunków i roczników i nie ma czasu prowadzić śledztwa i dociekać kim Ty jesteś.

Przedstaw swój problem

Cel jest jeden- wykładowca ma szybko zrozumieć Twój problem i Ci pomóc. Wykładowca czy promotor to bardzo zajęci ludzie, nie utrudniaj im życia i nie zmuszaj do długiego myślenia nad Twoim mailem.

• Stosuj krótkie, proste zdania, pisz zwięźle i na temat. Prostota nie świadczy o Twoim nieokrzesaniu, ale o Twojej konkretności i precyzji.
• Jak masz kilka spraw, użyj wypunktowania. Ułatwi to zrozumienie wiadomości. Jak masz kilka pytań, to zadawaj je od myślników, tak jest czytelniej.
• Twoja wiadomości musi być dłuższa? Bezwzględnie podziel ją na akapity. Mail musi schudnie wyglądać i być łatwy do przeczytania. Długi blok tekstu wywołuje od razu jedną myśl- ale nie chce mi się tego czytać, bleee 🤮.
• Twoja wiadomość jest długa? Zastosuj pogrubienie najważniejszych spraw. Uwaga! 1- max 4 pogrubienia i tylko najważniejsze tematy.
• Nie opowiadaj historii swojego życia. Może Cię zmartwię, ale wykładowcę mało obchodzi Twoje życie, poglądy na 500+ i setki spraw niezwiązanych z celem wysłania maila. On chce rozwiązać Twoją sprawę i wrócić do swojego życia. Ty pisząc mu nie na temat, opowiadając o sobie, przypominasz wiejską babę na bazarze i utrudniasz mu pracę.
• Nigdy nie wytykaj wykładowcy, że czegoś nie zrobił, o czymś zapomniał i tak dalej. Nie kręć afery i nie rób fermentu. Urażając kogoś, zyskasz tylko wroga, to nie przyśpieszy załatwienia Twojej sprawy. Pisz spokojnie, bez pretensji.

5. Zakończenie maila do wykładowcy

Zakończenie musi być tak samo oficjalne, jak początek. W korespondencji uczelnianej dopuszczalne są właściwie dwie formy:

• „Z wyrazami szacunku”
• „Z poważaniem”

Potem podajesz:

• imię i nazwisko
• rok i kierunek studiów
• Grupę
• Numer indeksu (jak trzeba)
• Pozostałe dane, które być może przydadzą się wykładowcy w załatwieniu Twoje sprawy.

Czego nie stosować w zakończeniu maila do wykładowcy?

Nie piszesz z koleżką od piwa, dlatego niedopuszczalne są zakończenia formą typu:

• Pozdrawiam,
• Pozdro,
• Do usłyszenia,
• Do zobaczenia, itp.

Bardzo niegrzeczne są wszelkie formy wymuszające na odbiorcy szybką odpowiedź typu:

• Proszę o pilną/niezwłoczną odpowiedź.
• Proszę o niezwłoczną odpowiedź.
• Liczę na szybką odpowiedź.
• Zależy mi na szybkiej odpowiedzi.

Wykładowca dobrze wie, że chcesz szybkiej odpowiedzi, najlepiej w ciągu 5 minut. Ale nikt nie lubi czuć na sobie presji, więc przekornie może Ci odpowiedzieć po tygodniu, albo wcale zignorować Twój mail.

Jak zależy Ci na szybkiej odpowiedzi, możesz to delikatnie zasugerować w treści maila.

Odpuść także wszelkie – „proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej prośby” lub „proszę o załatwienie mojej sprawy”. Adresat dobrze wie, że chcesz załatwić sprawę, nie musisz mu tego przypominać.

Pamiętaj, aby Twój mail do wykładowcy:

• był sformułowany poprawnie,
• miał oficjalną i poważną formę,
• miał formy grzecznościowe,
• był utrzymany w „grzecznym” tonie,
• był zgodny z zasadami interpunkcji i ortografii (polecam narzędzie LanguageTool) ,
• nie było emotek, memów i innych dziwnych ozdobników.
• nie było żartów i ironii,
• nie posiadał skrótów zarówno tych nieoficjalnych (pzdr, jbc), jak i tych powszechnie stosowanych (m.in., itd., np.);
• miał jeden styl i kolor fontu;

Przykładowe maile do wykładowcy

To tylko przykłady. Nie traktuj ich jako wyroczni.  Ja po prostu tak napisałabym treść maili. Nie są mega wysublimowane i napisane kwiecistym językiem, ale spełniają swoje zadanie i nie zmarnujesz wiele czasu na ich napisanie.

Przykład maila do wykładowcy z prośbą o coś. 1 sprawa w mailu

Przykład maila do wykładowcy z prośbą o coś. Kilka spraw w mailu

Przykład maila do wykładowcy o sprawdzenie pracy

Przykład maila do wykładowcy z prośbą o odrobienie zajęć

Przykład maila do promotora z prośbą o sprawdzenie rozdziału pracy dyplomowej

Przykład maila do promotora z prośbą o pomoc w wyborze tematu

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę przy pisaniu maila do wykładowcy lub promotora?

Formatowanie tekstu

W mailu musi zostać użyty jeden styl, rodzaj i wielkość czcionki.

Nie należy używać CAPSLOCKA, czcionka powinna być czarna. Bardziej istotne informacje można pogrubić, ale niekoniecznie.

 Załączniki w mailu do wykładowcy

Jeśli przesyłasz wiadomość z załącznikiem, np. fragmentem pracy dyplomowej do sprawdzenia, poinformuj o tym w treści maila.

Na przykład: Pierwszy rozdział mojej pracy dyplomowej znajduje się w załączniku do tego maila.

Nigdy nie wysyłaj samych załączników bez wiadomości. Czasami dobrze zapytać wykładowcę, czy życzy sobie otrzymywania wiadomości z załącznikami.

Nigdy też nie wysyłaj bardzo dużych załączników. 2 megabajty to maks. Wszelkie zdjęcia, skany itp. są wykluczone.

Kto powinien pisać maile do wykładowcy?

Jeżeli masz indywidualną sprawę, na przykład poprawki w 1 rozdziale Twojej pracy dyplomowej to Ty sam osobiście piszesz maila. Nikt nie może pisać w Twoim imieniu.

Jeżeli sprawa dotyczy grupy studentów, np. termin poprawki egzaminu to pisze jedna osoba w imieniu całej grupy.

Na pewno wykładowca nie chciałby dostać 50 maili z tym samym pytaniem. Tą jedną osobą może być starosta grupy albo ktoś najbardziej kumaty wytypowany przez całą grupę. Dzięki temu wszyscy zainteresowani zobaczą dyskusje i to, że już zostało wysłane zapytanie.

Jak używać maila grupy/ roku?

 Maile grupowe są trochę problematyczne. Dlatego, że dostęp do nich ma wiele osób. W celu uniknięcia problemów wystarczy przestrzegać kilku zasad używania maila grupowego.

• Jedna wybrana osoba może kasować wiadomości.
• Nikt nie może zmieniać hasła.
• Dostęp do wspólnego maila ma każdy student grupy/roku. Nie można nikomu go ograniczać.
• Nikt nie powinien podawać wspólnego adresu przy rejestracjach różnych usług.
• Mail jest wykorzystywany tylko do kontaktu z wykładowcami i w sprawach uczelnianych.
• Nie można wysyłać spamu na i ze wspólnego maila.
• Wysyłane wiadomości powinny być zawsze podpisane.
• Każdy wylogowuje się po skorzystaniu z maila grupowego.

Zawsze trzymaj nerwy na wodzy

Zaakceptuj to, że Ty zwykły student nie jesteś równy z wykładowcą lub promotorem. On może sobie pozwolić na więcej, Ty masz zacisnąć zęby i to zaakceptować.

Jak ognia unikaj wszelkich konfliktów, jesteś na straconej pozycji. Zmarnujesz zdrowie i być może kilka lat na uczelni.

Dlatego:

• Nie obrażaj się, jeżeli wykładowca nie odpisuje na Twojego maila kilka tygodni. Niektórzy odpisują szybko, inni w ciągu miesiąca, jeszcze inni wcale.
• Wykładowca długo nie odpisuje? Nie ponaglaj go, nie przypominaj się 10 razy, szukaj informacji gdzieś indziej.
• Wykładowca odpisuje jednym słowem? Stosuje bardzo swobodny styl pisania? To dobrze, on może sobie na to pozwolić. Ty cały czas zachowuj styl formalny.
• Nie pisz nigdy roszczeniowo, że coś Ci się należy. Pisz spokojnie i z szacunkiem.
• Nigdy nie wytykaj błędów dla swojego promotora i wykładowy. On Ciebie zapamięta i potem bardzo chętnie wytknie Twoje.

Mail do wykładowcy- podsumowanie

To już koniec tego bardzo długiego artykułu. Można by napisać jeszcze wiele, wspomnieć o tym, jak wygląda odpisywanie na maile niektórych wykładowców i ich podejście do studentów. Na razie treści i informacji zawartych w tym artykule wystarczy.

Pamiętaj- zawsze uważaj, co piszesz i do kogo piszesz. Sprawdź dobrze maila przed wysłaniem! Unikniesz w ten sposób wielu problemów.

Nie zapomnij o prezentach!